Abrechnungssoftware vereinfacht Rechnungslegung

Abrechnungssoftware vereinfacht Rechnungslegung

Wer heute noch seine Rechnungen und Quittungen manuell mit Stift und Zettel schreibt, gehört entweder einem vergangenen Zeitalter an oder tut dies im privaten Umfeld. Sogar Einzelunternehmen und kleine Betriebe mit nur wenigen Mitarbeitern erstellen meist computergestützte Abrechnungen.

 

Was sind Abrechnungen und wofür werden sie benötigt?

Abrechnungen sind laut Definition abschließende Rechnungen, das heißt: Das, was in der Rechnung aufgeführt wird, gilt als für sämtliche daran Beteiligte als hundertprozentig erledigt.Abrechnungssoftware Der Adressat der Rechnung (Kunde, Mandant, Privatpatient) muss dann nur noch den geforderten Rechnungsbetrag bezahlen, da er die Ware oder Leistung bereits erhalten hat. Abrechnungen gibt es in vielen Bereichen des täglichen Lebens. Kassierer rechnen an der Kasse über gekaufte Produkte ab und übergeben dem Käufer einen Bon oder auf besonderen Wunsch auch eine Rechnung. Versicherungsunternehmen erstellen im Schadensfall Abrechnungen über die im Einzelnen bestehenden Ansprüche. Niedergelassene Ärzte schicken ihren Privatpatienten Rechnungen, die alle von ihnen erbrachten medizinischen Leistungen als Einzelpositionen und als Summe enthalten und rechnen im Fall von Kassenpatienten mit den jeweiligen Krankenkassen ab. Außerdem gibt es die Rechnungslegung in sämtlichen anderen Bereichen der Wirtschaft und des Gesundheitswesens. Dazu gehören unter anderem:

  • Industrie
  • Handel
  • andere Dienstleistungsbetriebe
  • E-Commerce (Onlineshops)
  • Baugewerbe
  • Handwerk
  • Gastgewerbe (Hotels, Restaurants)
  • Freiberufler (Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Unternehmensberater)
  • Krankenhäuser
  • Ärzte
  • Zahnärzte
  • Psychotherapeuten
  • Heilpraktiker
  • Physiotherapeuten

Unternehmen der Wirtschaft müssen sich bei der Erstellung von Rechnungen zwar an die gesetzlichen Grundlagen halten, können die Preise für die von ihnen angebotenen Waren und Dienstleistungen jedoch selbst bestimmen. Personen, die im Gesundheitswesen Leistungen anbieten, müssen sich noch zusätzlich an Tarif-Vorgaben wie die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) halten. Als Sonderform der Abrechnung gilt die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Bei dieser sind die Adressaten der Abrechnung die in dem jeweiligen Unternehmen tätigen Arbeiter, Angestellten und zusätzlichen Arbeitskräfte. Sie erhalten für ihre geleistete Arbeit die zuvor vertraglich vereinbarte Vergütung. Damit das Erstellen von Rechnungen schnell, unkompliziert und korrekt abläuft, ist es ratsam, spezielle Rechnungssoftware zu nutzen.

 

Was ist eine Abrechnungssoftware?

Junge Start-Ups, die über einen noch überschaubaren Kundenkreis verfügen, schreiben aus Kostengründen ihre ersten Rechnungen meist noch mit Standardsoftware wie EXCEL oder WORD, also Programmen, die sie ohnehin täglich in ihrem Unternehmen verwenden. Abrechnungssystem-MLMAndere greifen auf kostenfreie Rechnungsvorlagen zurück, die sie sich aus dem Internet downloaden. Diese Vorgehensweise spart zwar Geld, ist aber mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet. Geld und zugleich Zeit für das Tagesgeschäft spart derjenige Betrieb ein, der sich zur Rechnungslegung einer speziellen Rechnungssoftware bedient.

Für Kleinbetriebe optimal geeignet sind Programme, die nur die unbedingt notwendigen Funktionen umfassen. Größere Unternehmen setzen meist Software ein, die noch über zusätzliche Funktionen verfügen. Diese Lösungen beinhalten nicht nur die Rechnungslegung, sondern auch das Erstellen von Angeboten, die Überwachung der ein- und ausgehenden Zahlungen und das Mahnwesen. Noch umfangreichere Software-Pakete enthalten außerdem noch ein Buchhaltungsmodul und ein weiteres, mit dem man Löhne und Gehälter abrechnen kann.

Abrechnungsprogramme sind entweder in Form von Standard-Software oder als Branchenlösung erhältlich. Einfache Standardprogramme genügen den normalen Anforderungen von Einzelunternehmen und Kleinbetrieben. Branchen wie das Baugewerbe oder das Handwerk benötigen jedoch ein auf die Spezifika ihrer Branche zugeschnittenes Abrechnungssystem. Der Kunde kann seine Software als Packung mit CDs zur Installation auf dem Computer kaufen oder sie beim Anbieter online nutzen. Dafür zahlt er dann einen monatlichen Mietpreis, dessen Höhe sich nach dem gebuchten Tarif richtet: Bei der Miete hat er mehrere Tarife mit unterschiedlichem Leistungsumfang zur Verfügung. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich das Abrechnungssystem durch Auftragsprogrammierung individuell erstellen zu lassen. Diese Lösung empfiehlt sich jedoch nur in speziellen Fällen, da sie je nach Leistungsumfang recht teuer werden kann.

 

Welche Eigenschaften und Funktionen hat die Abrechnungssoftware?

In die softwaregestützte Rechnungserstellung sind die Anforderungen des Gesetzgebers schon eingearbeitet: Die Rechnungen enthalten bestimmte Mindestangaben und haben eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Um den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten zu genügen, verfügen sie im Normalfall noch über eine Archivierungsfunktion. Auf diese Weise kann kein Beleg verloren gehen, wie das bei Papierbelegen mitunter der Fall ist. Meist ist auch noch eine Back-up und Daten-Wiederherstellungsfunktion vorhanden. Einen schnellen Überblick über sämtliche in einem bestimmten Zeitraum erstellte Rechnungen ermöglichen Listen-Ansichten. Dasselbe gilt für die Darstellung offener Posten und bereits eingegangener Zahlungen. Viele Rechnungsprogramme warnen den Anwender, wenn die Unterlagen noch nicht vollständig sind. Für einen professionellen Eindruck sorgen Rechnungslayouts, die der Betrieb seinem Corporate Design anpassen kann: Die Software bietet die Option, eigene Vorlagen hochzuladen. Weitere wichtige Funktionen sind:

  • Verwalten der Kundendaten
  • automatische Rechnungslegung aus dem Angebot heraus
  • individuelle Rechnungsnummern-Vergabe
  • Anpassung der Umsatzsteuersätze und Rabatte
  • Erstellen von Storno-Rechnungen
  • nachträgliche Bearbeitung von Rechnungen
  • Verwalten von Produkten und Leistungen
  • zusätzlicher Rechnungsversand per Mail
  • Verwaltung von Zahlungseinund -ausgängen
  • Erstellen von Mahnungen in mehreren Stufen mit Verzugszinsen
  • automatische Konto-Anbindung an das Online-Banking der Hausbank
  • Datenschnittstelle zum Buchhaltungssystem

Basis-Versionen von Abrechnungsprogrammen umfassen meist nur die reine Rechnungslegung und sind in der Regel sehr preisgünstig. Für Programme mit größerem Funktionsumfang und mehreren Schnittstellen muss der Kunde oft mehr Geld ausgeben. Dafür kann er mit ihnen auch noch seinen gesamten Kundenbestand verwalten. Bei manchen Software-Anbietern ist bei allen Tarifen derselbe Funktionsumfang enthalten. Preisgünstigere Tarife unterliegen jedoch gewissen Nutzungseinschränkungen: Man kann dann beispielsweise nur eine bestimmte Höchstanzahl von Rechnungen pro Monat schreiben.

Die Mehrzahl der Software-Häuser bietet ihren Geschäftskunden noch zusätzlich eine Support-Hotline oder einen Service-Chat an. So erhalten sie schnelle Hilfe, falls es bei der Rechnungssoftware zu Problemen kommen sollte. In den meisten Fällen kann das Unternehmen das Abrechnungsprogramm vor dem Kauf eine bestimmte Zeit lang unverbindlich und kostenlos testen.

Umfangreichere Software-Programme beinhalten noch die mobile Rechnungserstellung via Smartphone oder Tablet, das Einscannen von Belegen mit dem Handy, die Anbindung diverser E-Commerce-Systeme über API-Schnittstellen und Schnittstellen zu diversen modernen Zahlsystemen. Wer seine Rechnungen nicht selbst ausdrucken, kuvertieren und per Post verschicken möchte, kann das mitunter auch seinem Software-Anbieter überlassen. Ist diese Leistung nicht in dem (höheren) Tarif enthalten, muss er dafür allerdings eine zusätzliche Gebühr entrichten.

Manche Anbieter stellen auf Wunsch noch Buchhaltungstools zur Verfügung, mit denen der Betrieb seine Rechnungssoftware ergänzen kann. Sie enthalten die einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR) oder die doppelte Buchführung (Gewinn- und Verlustrechnung, GuV) mit der Möglichkeit, ein Kassenbuch, Bilanzen, E-Bilanzen und Angebote zu erstellen, Belege zu verwalten, Abschreibungen durchzuführen, Anlagen zu verwalten sowie Online-Banking bei der Hausbank und eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen.

Die umfangreichsten Tarif-Pakete umfassen außerdem noch die automatische Verwaltung des Lagerbestandes. Ist das Online-Banking integriert, registriert die Abrechnungssoftware automatisch Zahlungseingänge und ordnet ihnen die jeweilige Rechnung zu. Außerdem kann das Unternehmen dann seine Überweisungen direkt aus dem Rechnungsprogramm vornehmen. Verfügt die Software über eine ELSTER-Schnittstelle, besteht die Möglichkeit, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das zuständige Finanzamt zu schicken.

 

Welche Vorteile bieten computergestützte Abrechnungssysteme?

Gute Rechnungssoftware ist bestmöglich auf die Besonderheiten des jeweiligen Betriebes abgestimmt: Programme, die die Rechnungslegung in Wirtschaftsunternehmen ermöglichen, können nicht einfach in Arztpraxen eingesetzt werden, da niedergelassene Ärzte ein anderes, speziell auf ihren Berufsstand ausgerichtetes Abrechnungssystem haben. Ein Webshop, der täglich Hunderte von Rechnungen versendet, benötigt ein anderes Rechnungsprogramm als ein Handwerksbetrieb mit einer nur geringen Anzahl von Rechnungen pro Woche. Geeignete Software hat keine überflüssigen Funktionen, da diese die Nutzung nur unnötig verkomplizieren würden. Gute Abrechnungsprogramme bestehen aus einzelnen Modulen, die sich wie ein Baukasten später nach Bedarf um weitere Module ergänzen lassen. Auf diese Weise wächst die Software mit dem Betrieb mit.Abrechnungssoftware-MLM

Geeignete Abrechnungssoftware-Systeme erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und sparen Zeit, die sie auf andere wichtige betriebliche Belange verwenden können. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Rechnungssoftware intuitiv bedienen lässt. So können auch technisch nicht so versierte Beschäftigte ohne Probleme mit ihr umgehen und die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verringert sich deutlich. Da die Bearbeitungsschritte standardisiert sind, ist die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen, geringer als bei manuell durchgeführten Abrechnungen. Software für Abrechnungen ist, entsprechende Seriosität des Anbieters vorausgesetzt, sicher und genügt den gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz. Dies ist nicht nur dann wichtig, wenn das Unternehmen eine Online-Abrechnungssoftware nutzt. Das Programm muss sicher verschlüsselt sein. Der Server sollte sich möglichst in Deutschland oder einem anderen sicheren Land befinden.

Geeignete Abresind ein Garant für die Liquidität des Betriebes, da man mit ihnen jederzeit einen genauen Überblick über schon beglichene und noch offene Rechnungen hat und im ungünstigen Fall sofort die entsprechenden Handlungen (Mahnungen) folgen lassen kann. Werden die Rechnungen softwaregestützt erstellt, verringern sich außerdem die Kosten für den Steuerberater. Programme, die über eine DATEV-Schnittstelle verfügen, ermöglichen den unkomplizierten Daten-Transfer zum Steuerbüro. Damit erspart man sich selbst und dem Steuerberater das zeitraubende Zusammensuchen der Belege.

Wählt das Unternehmen eine Online-Rechnungssoftware, sind seine Daten im Rechenzentrum des Anbieters gespeichert. Die Abrechnungsprogramme ist mit jedem Betriebssystem und Browser kompatibel und kann sowohl vom PC als auch von mobilen Endgeräten aus genutzt werden. Einzige Voraussetzung dafür ist ein Internetzugang. So kann man auch während der Geschäftsreise und im Restaurant seine Rechnungen schreiben, Offene-Posten-Listen einsehen und Zahlungseingänge überwachen. Cloudbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass der Geschäftskunde keine Updates kaufen und installieren muss: Der Software-Anbieter sorgt dafür, dass er immer mit der aktuellsten Version arbeitet.

 

Branchenspezifische Abrechnungsprogramme

Manche Softwarehäuser haben sich auf Abrechnungssoftware für bestimmte Branchen spezialisiert oder bieten sie noch zusätzlich in ihrem Portfolio an. Die auf bis zu fünf Arbeitsplätzen installierbare Abrechnungssoftware für das Handwerk umfasst vor allem:

  • das Erstellen von Angeboten
  • das Schreiben von Service-Aufträgen
  • das Anfertigen von Rechnungen, Sammelrechnungen und wiederkehrenden Rechnungen
  • die Verwaltung von Material
  • das Bestellen von Material
  • die Positionsund Endpreis-Kalkulation mit Gewinnausweis
  • die Option, Positionen manuell einzugeben
  • das Führen eines Rechnungsausgangsbuchs
  • den gesonderten Ausweis von Lohnleistungen für Handwerker
  • ein dreistufiges Mahnwesen mit Verzugszinsen-Berechnung
  • eine DATEV-Schnittstelle
  • Schnittstellen für den Transfer von Materialdaten

Einige Funktionen der Handwerker-Software beinhalten Branchen-Spezifika wie beispielsweise die Aufmaß-Berechnung. Premium-Software-Pakete erweitern die Funktionalität des Basis-Pakets noch um zusätzliche Leistungen. Dazu gehören unter anderem der mobile Zugriff auf das Programm (besonders nützlich, wenn man sich im Kundengespräch befindet!), der Poststellen-Service und eine zusätzliche E-Shop-Schnittstelle. Diese ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Handwerksbetrieb seine Produkte auch über das Internet verkaufen möchte. Größere Unternehmen haben die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Software-Lizenzen zu erwerben, um alle Bildschirmarbeitsplätze mit dem Programm ausstatten zu können.