Abrechnungssystem | Abrechnungssoftware

Moderne Abrechnungssysteme

Die Einsatzgebiete einer Abrechnungssoftware

Kaum ein Unternehmen kommt heutzutage ohne eine Abrechnungssoftware aus. Auftragsprogrammierung_ArechnungssoftwareSelbst kleine und Kleinstunternehmen können ihre Rechnungen nicht mehr über einfache Textverarbeitungen oder Tabellenkalkulationsprogramme erstellen, sondern greifen auf branchenspezifische Abrechnungssystem zurück. Eine Abrechnungssoftware steht selten für sich allein. In den meisten Fällen ist sie als Abrechnungsmodul in eine Branchensoftware oder in ein ERP-System integriert. Es gibt allerdings auch Abrechnungssysteme die sich in Standardsysteme integrieren Abrechnungssoftwarelassen. Bei der Abrechnungssoftware geht es in der Regel nicht nur darum Rechnungen zu schreiben (Fakturierung) sondern vielmehr auch die einzelnen Rechnungspositionen anhand von Bestelllisten oder Preise für Dienstleistungen aus einem Leistungskatalog zu ermitteln. Bei Onlineshopsystemen sind in der Regel Abrechnungsmodule integriert die auf die bestellten Artikel im Warenkorb zugreifen. Im Handwerk oder im Dienstleistungsbereich muss eine Abrechnungssoftware zum einen mit dem Angebot und zum anderen mit dem Leistungskatalog synchronisiert werden. Moderne Abrechnungssysteme leisten heutzutage noch viel mehr. Eine gute Abrechnungssoftware kann nach der Fakturierung die entsprechenden Buchungen erzeugen und diese gegebenenfalls Nebenbuch in das Hauptbuch exportieren. Viele Abrechnungssysteme verfügen über Funktionen um die Zahlungseingänge zu überwachen. So kann man zum Beispiel über spezielle Schnittstellen die elektronischen Kontoauszüge in die Abrechnungssoftware importieren. Anschließend kann dann eine automatisierte Verrechnung der offenen Posten erfolgen.

>> Kontakt aufnehmen <<

Komplexe Abrechnungssysteme

Bei komplexeren Anforderungen wie zum Beispiel im Multilevel Marketing kommen weitere Herausforderungen auf eine Abrechnungssoftware zu. Hier müssen nicht nur Kundenrechnung für die erbrachte Dienstleistung oder das Handelsgeschäft erzeugt werden, sondern das Abrechnungsmodul muss auch eine komplexe Provisionsverteilung vornehmen. Diese Art Provisionsabrechnung findet sich in Spezialsoftware für MLM- Unternehmen. MLM-Software_smallDa die Abrechnungssysteme in der Regel mit dem CRM-System verknüpft ist können auch alle individuellen Gegebenheiten bei der Rechnungslegung berücksichtigt werden. So können zum Beispiel nach Abhängigkeit vom Lieferort individuelle Versandkosten, Rabatte sowie die landestypischen Steuersätze auf der Ausgangsrechnung verarbeitet werden. Hochwertige Abrechnungssysteme können die Rechnungen in den jeweiligen Landessprachen abbilden. Jede Abrechnungssoftware ist jedoch nur so gut wie ihre Datenbasis. Wichtig für eine korrekte Rechnungserstellung ist die Daten Erfassung im Vorfeld. Gute Abrechnungssysteme prüfen in Kombination mit dem angebundenen CRM-System die Plausibilität der Daten. So ist es von Vorteil bereits bei der Datenerfassung die Adressdaten sowie die Bankverbindungen zu überprüfen.

 

Schnittstellen zur Abrechnungssoftware

Neben den fest integrierten Abrechnungsmodulen in Branchen-Software-Systemen gibt es Abrechnungssysteme die sich über Schnittstellen anderes System anbinden lassen. In der Regel werden diese durch den jeweiligen Softwareanbieter geringfügig modifiziert, sodass eine echte individual Lösung entsteht. Im Gegensatz zu einer klassischen Auftragsprogrammierung, bei der in der Regel sehr hohe Kosten entstehen, ist diese Variante eine Abrechnungssoftware an bestehende Systeme anzubinden eine kostengünstige Option.

 

Individuelle Abrechnungssoftware

Abrechnungssystem_EntwicklungOft bieten die angebotenen fertigen Abrechnungssysteme nicht alle Optionen die für den Einsatz erforderlich sind. Bei speziellen Anforderungen wie eine Mandantenfähigkeit, Auslandsverkehr oder Organisation in unterschiedliche Verwaltungseinheiten muss der Anwender Kompromisse machen oder sich das bestehende Abrechnungssystem anpassen lassen. Ist dies nicht möglich hilft nur die Entwicklung einer passenden Abrechnungssoftware durch eine Auftragsprogrammierung. Nur wenige Systeme sind so ausgelegt, das sie sich problemlos in alle betrieblichen Prozesse einpassen oder zumindest dafür konfiguriert werden können. Das liegt in der Regel an der schier unendlichen Vielfalt der Einsatzgebiete und der damit verbunden Systemlandschaften. Oft sind Unternehmen mit identischen Geschäftszweck in der Ausprägung der Geschäftsprozesse völlig unterschiedlich organisiert. Hierin liegt die eigentliche Herausforderung eines Abrechnungssystems.